Código de conducta
INDICE
- Introducción.
- Ámbito, aplicación y cumplimento.
- Ámbito subjetivo de aplicación.
- Aceptación y cumplimiento.
- Responsabilidad de cumplimiento del Código de Conducta.
- Comportamiento ético y responsable.
- Principios generales.
- Respecto por la ley.
- Honestidad y confianza.
- Integridad.
- Compromiso con los empleados.
- Derechos humanos.
- Desarrollo profesional.
- Compensación.
- Compromiso con la seguridad y salud de las personas.
- Compromiso con el acoso laboral.
- Consumo de alcohol y drogas.
- Compromiso con terceros.
- Compromiso con los clientes
5.1.1.Orientaciónalcliente.
- Comunicaciones
- Compromiso con los proveedores.
- Política de compras.
- Responsabilidad en la cadena de suministro.
- Compromiso con los activos, conocimientos y recursos de la entidad.
- Protección de datos personales.
- Uso adecuado de herramientas informáticas
- Protección de la información confidencial
- Robos o apropiaciones indebidas de los activos.
- Obligaciones respecto de políticas fraudulentas o poco éticas.
- Manipulación de la información.
- Sobornos, corrupción, comisiones ilegales y tráfico de influencias.
- Blanqueo de capitales o irregularidades en los pagos.
- Órgano encargado del Cumplimiento Normativo en el ámbito de los riesgos penales.
- Procedimiento de denuncia.
- Vigencia.
1.- INTRODUCCIÓN. –
(1.1) El presente Código de Conducta tiene como objetivo determinar los valores, principios y normas que deben regir el comportamiento y la actuación de cada uno de los empleados y directivos de PETROMIRALLES (Grupo), así como de los miembros de su órgano de administración.
Asimismo, el presente Código también será aplicable a sus clientes y proveedores en la medida en que los valores, principios y normas contenidos en el presente Código puedan resultar de aplicación y GRUPO PETROMIRALLES disponga de facultades para hacerlos efectivos.
(1.2) Los valores que guían el trabajo de GRUPO PETROMIRALLES son los siguientes:
- Orientación a las personas: el principal activo de la compañía son las personas – clientes, empleados y proveedores. Se pretende y prioriza un trato digno y respetuoso, valorando sus aportaciones, con el objetivo prioritario de lograr un éxito humano y empresarial óptimo.
- Integridad: Promover una cultura de integridad, honestidad y respeto a la legalidad y a las normas y estándares éticos.
- Responsabilidad medioambiental: la sostenibilidad, el respeto por el entorno y la reducción de la huella medioambiental es un compromiso inaplazable porque todos compartimos una responsabilidad común en el correcto desarrollo de la vida de las generaciones presentes y futuras.
(1.3) El presente Código pretende ser un compendio de normas que se sustentan en parte en los citados valores, pero que recogen además unos principios fundamentales específicos que presiden nuestra actuación y que se sostienen, sobre todo, en la conducta leal y ética de cada una de las personas a las que va dirigido.
(1.4) GRUPO PETROMIRALLES promoverá el conocimiento del Código entre todos sus empleados, y el resto de los sujetos antes descritos -filiales, proveedores y clientes- para que toda su actuación se fundamente en los principios sobre los que se asienta.
Para lograr la aplicación efectiva del Código se requiere, por tanto, que todos los empleados y directivos conozcan en profundidad su contenido y se familiaricen con él. También con sus desarrollos complementarios y todas aquellas disposiciones legales relevantes que resulten de aplicación a las actividades que se desarrollan como consecuencia de sus funciones en la entidad.
Cualquier duda sobre la interpretación o el contenido del Código o que haga referencia a la forma de resolver situaciones no descritas específicamente en él, deberá ser aclarada con el correspondiente superior jerárquico o, en última instancia, por los administradores de la Sociedad o, en su caso, por el Compliance Officer, según establezcan aquellos.
(1.5) Sin perjuicio de cualquier otra responsabilidad a que pueda dar lugar, el incumplimiento de los criterios y pautas de actuación contenidos en el Código motivará la adopción de sanciones disciplinarias que resulten de aplicación conforme a lo previsto en la correspondiente legislación laboral.
2.- ÁMBITO, APLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO.
- 10.1.AMBITO SUBJETIVO DE APLICACIÓN.
El presente Código ético se aplicará a las siguientes personas, sean físicas o jurídicas, según los casos:
1º.- EMPLEADOS, con independencia de la modalidad contractual que determine su relación laboral, posición que ocupen o del ámbito geográfico en el que desempeñen su trabajo. También se entenderá por empleados a los que presten sus servicios en las sedes físicas de la entidad, incluso cuando sean externos a la organización de la empresa.
2º.- DIRECTIVOS, con independencia de la modalidad contractual que determine su relación laboral, posición que ocupen, o del ámbito geográfico en el que desempeñen su trabajo. Serán considerados directivos en todo caso, aquellos que dispusieran de contratos de trabajo de Alta Dirección (definidos como aquellos que tengan dependencia directa del Órgano de Administración o del primer ejecutivo de la compañía).
3º.- MIEMBROS DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN de la sociedad, sea cual sea la composición, forma y régimen de funcionamiento del órgano en cuestión de que se trate.
4º.- FILIALES, CLIENTES Y PROVEEDORES en la medida en que pueda resultarles aplicable y siempre que GRUPO PETROMIRALLES tenga capacidad de hacerlo efectivo.
Los sujetos a los que se refieren los apartados 1 a 4 anteriores se denominarán conjuntamente los “Sujetos Obligados”. El conjunto de personas físicas y jurídicas incluidas en el ámbito subjetivo de aplicación se denominarán “Destinatarios” del Código.
10.2.ACEPTACIÓN Y CUMPLIMIENTO
(2.2.1) GRUPO PETROMIRALLES adoptará las medidas necesarias para hacer efectivo el conjunto de valores, principios y normas que componen el presente Código, dando difusión entre los Destinatarios de su contenido y resolviendo las dudas que su aplicación pueda generar.
A tal fin, procurará, en la medida en que sea posible, que los Sujetos Obligados y el resto de los Destinatarios se comprometan a su cumplimiento, de modo que dichos valores, principios y normas, junto con la normativa aplicable en cada caso, fundamenten el desempeño de sus actividades dentro de la entidad y de las relaciones comerciales o institucionales que mantenga con ella.
(2.2.2) Nadie, independientemente de su posición en GRUPO PETROMIRALLES, está autorizado para solicitar a un Destinatario del Código de Conducta que contravenga lo que en él se establece. Ningún Sujeto Obligado podrá justificar una conducta que atente contra el Código o una mala práctica amparándose en una orden superior o en el desconocimiento del contenido del Código.
(2.2.3) El contenido del Código prevalecerá sobre el de aquellas normas internas que pudieran contradecirlo, salvo que éstas establezcan requisitos de conducta más exigentes.
(2.2.4) La aplicación del contenido del Código, en ningún caso, podrá dar lugar a la vulneración de las disposiciones legales aplicables. De ser apreciada tal circunstancia, los contenidos del Código deberán ajustarse a lo previsto en dichas disposiciones legales.
(2.2.5) El Código no modifica la relación laboral existente entre la entidad y sus empleados, ni crea derecho ni vínculo contractual alguno, pero supone que las reglas de actuación que se indican integran el modo en el que se tiene que prestar la relación laboral.
(2.2.6) La entidad no tolera la comisión de ningún hecho delictivo por parte de ningún empleado; directivo; miembro de su Consejo de Administración, ni cuando su comisión se realiza por terceros con intención de beneficiar directa o indirectamente a la entidad.
La entidad se esforzará en hacer, no sólo lo que es legal, sino también lo que es correcto. Precisamente por esto, no permitirá que se lleve a cabo ninguna conducta delictiva en nuestro nombre.
10.3.RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA.
2.3.1.- Todos los directivos tienen las siguientes obligaciones:
- Comunicar el Código a sus equipos.
- Liderar su cumplimiento a través del ejemplo.
- Apoyar a sus equipos en los dilemas éticos que puedan surgir en cada momento.
- Corregir desviaciones detectadas en el cumplimiento del Código de Conducta.
- Establecer en tiempo y forma mecanismos que aseguren el cumplimiento del Código en sus áreas de responsabilidad.
- Informar acerca de los procesos y actuaciones contrarios a lo dispuesto en el presente Código.
(2.3.2) Todos los empleados están sujetos al cumplimiento de las siguientes obligaciones:
- Conocer el Código de Conducta y tomar sus decisiones de acuerdo con estos principios y las políticas que emanan de ellos.
- Adicionalmente, deberán comunicar de forma responsable cualquier indicio de existencia de procesos y actuaciones que contravengan lo dispuesto en el presente Código de Conducta.
- La inobservancia por parte de Directivos y Empleados del Código y de las normas derivadas del desarrollo de políticas específicas, debidamente comunicadas, podrán dar lugar a la apertura e iniciación de los procedimientos de investigación interna corporativa que se fijen por el Consejo de Administración, llegando incluso al despido disciplinario.
3.- COMPORTAMIENTO ETICO Y RESPONSABLE (NORMAS DE CONDUCTA)
- PRINCIPIOS GENERALES
(3.1.1.) Todos los Sujetos Obligados son responsables de conocer y cumplir las leyes aplicables a su función según su ámbito de responsabilidad y lugar de trabajo, debiendo cumplir dichas funciones y obligaciones con pleno respeto a los procedimientos establecidos en los sectores de su actividad.
(3.1.2) En caso de duda, los Sujetos Obligados podrán obtener ayuda acerca del modo de cumplir con el contenido del presente Código y el resto de normas que sean de aplicación, a través de su superior jerárquico o, en su caso, a través del órgano de administración, Compliance Officer o Comité de Ética y Cumplimiento (según se haya determinado por el órgano de administración).
(3.1.3) El incumplimiento de la normativa antes descrita podrá dar lugar a la responsabilidad jurídica que pueda derivarse, sin perjuicio de las acciones disciplinarias que correspondan, incluyendo el despido laboral.
Además del cumplimiento del presente Código, de las normas aplicables en cada caso, así como de los procedimientos y procesos internos de GRUPO PETROMIRALLES, todos los Sujetos Obligados deberán demostrar en todo momento un comportamiento ético en todas sus actuaciones profesionales y evitar cualquier conducta que, aún sin violar la ley, pueda perjudicar la reputación de la entidad y afectar de manera negativa a sus intereses, imagen pública y reputación (como pudiera ser el uso inapropiado de redes sociales).
- RESPETO POR LA LEY
En el desarrollo de sus labores profesionales ningún Sujeto Obligado colaborará conscientemente con terceros en la violación de ninguna ley, ni nacional ni internacional, ni cooperará con ellos en acciones u omisiones que comprometan el principio de legalidad o que pudieran, de ser conocidas, dañar la reputación de la entidad.
En tal sentido, ninguna excusa, pretexto o presión justificará una conducta contraria a la ley -nacional o internacional- o normativa interna. El conocimiento de hechos o conductas que puedan suponer infracción de la ley deberá ser inmediatamente denunciada a través del Canal de Denuncias.
- HONESTIDAD Y CONFIANZA.
Los Sujetos Obligados deberán ser honestos y dignos de confianza en todas las negociaciones en las que intervengan y entren en juego intereses de la sociedad, cumpliendo con rigor con sus obligaciones.
Igualmente, protegerán la confidencialidad de la información de la Compañía que les ha sido confiada, así como la relativa a clientes, accionistas, empleados o proveedores.
La privacidad de la información personal goza en GRUPO PETROMIRALLES de una muy especial protección. Por ello, no se permitirá, bajo ningún pretexto, dar a conocer información o datos personales de los empleados y directivos de la mercantil, salvo que lo exija la ley o autoridad judicial. Asimismo, se respetarán los procedimientos de seguridad existentes en la empresa para proteger tales datos.
- INTEGRIDAD
(3.4.1) En ningún caso los Sujetos Obligados ofrecerán o aceptarán regalos, invitaciones, servicios de hospitalidad u otro tipo de incentivos que puedan recompensar o influir indebidamente en una decisión empresarial, o que pueda servir para obtener una ventaja desleal.
En este sentido, GRUPO PETROMIRALLES se sujeta a una política estricta de no aceptar ni ofrecer regalos y/o donaciones, ni en especie ni en metálico. De forma excepcional, los Sujetos Obligados podrán aceptar regalos, invitaciones, servicios de hospitalidad u otro tipo de incentivos que no superen los usos habituales, sociales o de cortesía, y estén relacionados con la actividad comercial.
A fin de garantizar que dichos obsequios, invitaciones, o regalos se realizan de buena fe, se creará un registro local de regalos e invitaciones que estará bajo el control del Departamento de RRHH, en el que se consignará la persona que lo entrega, quien lo recibe, así como su valor estimado. Trimestralmente se remitirá copia del documento al Director administrador.
(3.4.2) Asimismo los Sujetos Obligados no podrán prometer, ofrecer o conceder a directivos, administradores, empleados o colaboradores de una empresa mercantil o de una sociedad, asociación, fundación u organización, un beneficio o ventaja de cualquier naturaleza no justificados, para que le favorezca a él o a un tercero frente a otros, incumpliendo sus obligaciones en la contratación de servicios profesionales.
(3.4.3) Los Sujetos Obligados evitarán y/o declararán cualquier conflicto de intereses que pueda suponer el anteponer prioridades o intereses personales a los colectivos o de la empresa, y se comportarán con rectitud, sin buscar beneficios o ventajas de cualquier naturaleza, no justificados, para que les favorezca a ellos o a un tercero frente a otros, incumpliendo sus obligaciones en la adquisición o venta de mercancías o en la contratación de servicios profesionales.
(3.4.4) Los Sujetos Obligados evitarán, o en su caso declararán, cualquier conflicto de intereses que pueda anteponer prioridades personales a las colectivas y se comportarán con rectitud, sin buscar en ningún caso beneficio propio o de terceros a través del uso debido de su posición o contactos en GRUPO PETROMIRALLES.
(3.4.5) Del mismo modo, la sociedad mercantil actuará institucionalmente con absoluta neutralidad política y se abstendrá de cualquier toma de posición directa o indirecta, sea a favor o en contra de los procesos y actores políticos legítimos.
En particular, la mercantil se abstendrá de toda donación en metálico o en especie, de ninguna índole, a partidos políticos, organizaciones, movimientos, entidades, sean éstas de carácter público o privado, cuya actividad este claramente vinculada con la actividad política.
4.- COMPROMISO CON LOS EMPLEADOS
GRUPO PETROMIRALLES considera que los Sujetos Obligados son colaboradores esenciales para cumplir con los objetivos del negocio y la creación de empleo de calidad en un entorno que apuesta por la formación y el desarrollo profesional y el fomento de la diversidad de capacidades, culturas, creencias y nacionalidades, todo ello en igualdad de condiciones y derechos.
6.1. Derechos humanos
(4.1.1) Las relaciones entre todos los empleados deben basarse siempre en el respeto a la dignidad y no discriminación de las personas.
La entidad prohíbe el abuso de autoridad y cualquier tipo de acoso, ya sea de tipo físico o psicológico, así como cualquier otra conducta que pueda generar un entorno de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil para las personas. No se tolerará el empleo infantil o trabajo forzado.
(4.1.2) La entidad reconoce que el principio de igualdad de trato y oportunidades para los Empleados, independientemente de su raza, color, nacionalidad, origen étnico, religión, género, orientación política o sexual, estado civil, edad, discapacidad o responsabilidades familiares, es un principio inspirador de las políticas de Recursos Humanos y se aplicará tanto a la contratación de empleados como a la formación, las oportunidades de carrera, los niveles salariales así como los demás aspectos de la relación laboral de los Empleados.
(4.1.3) En modo alguno se impedirá ni limitará el ejercicio de los derechos de asociación, sindicación y negociación colectiva en el marco de las normas reguladoras de cada uno de estos derechos fundamentales.
(4.1.4) GRUPO PETROMIRALLES respetará y fomentará los Derechos Humanos. Reconoce que los derechos humanos son derechos fundamentales y universales, debiendo interpretarse y reconocerse de conformidad con las leyes prácticas internacionales, en particular, la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y los principios que proclama la Organización Internacional del Trabajo.
- Desarrollo profesional
(4.2.1) GRUPO PETROMIRALLES promoverá el desarrollo personal y profesional de sus Empleados, fomentando su implicación en la mejora de sus propias capacidades y competencias. Las políticas y actuaciones relativas a la selección, contratación, formación y promoción interna de los empleados deberán estar basadas en criterios claros de capacidad, competencia y méritos profesionales. Se tendrá en cuenta la promoción interna de los Empleados para cubrir las posiciones que en cada caso convenga.
(4.2.2) Los Empleados serán informados de las políticas de evaluación de su trabajo y participarán activamente dentro del marco de los procesos de gestión articulados para mejorar su trabajo, iniciativa y dedicación.
- Compensación
GRUPO PETROMIRALLES ofrecerá a sus empleados una compensación justa y adecuada al mercado laboral en el que desarrolla sus operaciones.
Asimismo, procurará la conciliación del trabajo con la vida personal y familiar de los Empleados.
- Compromiso con la seguridad y la salud de las personas
GRUPO PETROMIRALLES velará por garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable para los Empleados, adoptando cuantas medidas sean razonables para maximizar la prevención de riesgos laborales.
Además, la entidad facilitará los medios necesarios para el debido cumplimiento de las medidas que se estimen oportunas para prevenir los riesgos laborales.
Todos los Empleados serán responsables de mantener su lugar de trabajo, siguiendo las reglas y prácticas de salud y seguridad.
- Compromiso con el acoso laboral
GRUPO PETROMIRALLES rechaza cualquier tipo de acoso en el trabajo, considerándolo inaceptable e intolerable. No permitirá comportamientos ni factores organizativos que pongan de manifiesto conductas de acoso en el ámbito laboral.
- Consumo de alcohol y drogas
Está prohibido el consumo de bebidas alcohólicas durante el horario de trabajo, en la medida en que su ingesta puede atentar contra la seguridad y productividad en el entorno de trabajo y el mantenimiento de la profesionalidad y responsabilidad de los Empleados.
El consumo de drogas está totalmente prohibido en las instalaciones, estancias u ocasionales centros de trabajo de GRUPO PETROMIRALLES.
5.- COMPROMISO CON TERCEROS
- COMPROMISO CON LOS CLIENTES
- Orientación al cliente
- COMPROMISO CON LOS CLIENTES
La entidad considera prioritaria la satisfacción del cliente. En consecuencia, la eficiencia en los procesos y la transparencia en la actuación y en el trato que garanticen la calidad del servicio al cliente, devienen fines en sí mismos para todos los empleados de GRUPO PETROMIRALLES.
La entidad tiene establecido como objetivo primordial la satisfacción del cliente mediante la información clara, veraz y en plazo; la transparencia en las operaciones; el asesoramiento personalizado cuando el cliente lo requiera; el tratamiento profesional y la resolución ágil de incidencias.
Se destinarán los medios precisos para garantizar que los servicios ofrecidos no conlleven riesgos para la salud, tomando las cautelas oportunas para asegurar tal fin.
- Comunicaciones
La entidad asume la obligación de ser honesta con los clientes, proporcionándoles siempre información veraz, clara, útil y precisa al comercializar sus servicios. Adicionalmente comprobará que cumplen todas las especificaciones requeridas y publicitadas.
Si los clientes están disconformes con los servicios ofrecidos, se pondrán a su disposición los canales necesarios para exponer las reclamaciones necesarias.
- COMPROMISO CON LOS PROVEEDORES
- Política de compras
- COMPROMISO CON LOS PROVEEDORES
La entidad se relacionará con los proveedores de bienes y servicios de forma ética y lícita; seleccionará únicamente proveedores cuyas prácticas empresariales respeten la dignidad humana, cumplan la Ley y no pongan en peligro la reputación de la empresa.
Todo proveedor deberá estar operando y cumpliendo escrupulosamente con la normativa vigente. Los proveedores se responsabilizarán de que las empresas subcontratadas trabajen bajo las normas promovidas por el presente documento y dentro del marco legal correspondiente.
- Responsabilidad con la cadena de suministro
(5.2.2.1) Los proveedores deberán respetar el cumplimiento de los Derechos Humanos internacionalmente reconocidos- Se asegurarán de no defraudar ni incurrir en abusos de estos derechos dentro de sus operaciones de negocio. Por ello, todo proveedor tratará con dignidad y respeto a sus empleados. En ningún caso estará permitido el castigo físico, el acoso de ningún tipo, ni el abuso de poder.
(5.2.2.2.) Todo proveedor deberá promover y respetar los siguientes principios:
- Eliminar toda forma de trabajo infantil.
- Erradicar cualquier tipo de trabajo forzoso o realizado bajo coacción.
- Evitar la discriminación en cualquier tipo de puesto de trabajo.
- Respetar los horarios máximos de trabajo y sueldos mínimos establecidos.
- Garantizar que sus empleados desarrollan su trabajo bajo los estándares de seguridad e higiene.
- Respetar los derechos de los empleados a asociarse, organizarse o negociar colectivamente sin que sufran por ello sanción alguna.
- Obtener y mantener los permisos ambientales para la operatividad de su empresa. Asimismo, en caso de que su operativa genere desperdicios, éstos deberán ser supervisados, controlados y tratados de la manera en que la legislación correspondiente lo indique.
(5.2.2.3) Los proveedores deben mantener un enfoque preventivo orientado al desafío de la protección medioambiental, adoptando métodos que promuevan una mayor responsabilidad ambiental y favorezcan el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas con el medio ambiente.
(5.2.2.4) Todo proveedor, deberá evitar ser partícipe de cualquier tipo de corrupción, extorsión o soborno que pudiese llegar a afectar a los principios del comercio justo o derivar en escándalos públicos en los que la entidad pudiera verse afectada. Todo proveedor acepta que su participación en cualquiera de los hechos indicados es causa de resolución inmediata del contrato que le una con GRUPO PETROMIRALLES sin que pueda reclamar ninguna indemnización como consecuencia de ello.
(5.2.2.5) GRUPO PETROMIRALLES valorará positivamente a aquellos proveedores que manifiesten su compromiso con los principios promovidos en este Código de Conducta mediante su aceptación y cumplimiento. Asimismo, y al margen de lo expuesto en el párrafo anterior, la empresa se reserva el derecho a resolver su relación contractual con aquellos proveedores que incurran en incumplimientos del Código de manera reiterada o grave. No descarta la empresa la reclamación de indemnización por daños y perjuicios (incluidos daños morales, en su caso).
6.- COMPROMISO CON LOS ACTIVOS, LOS CONOCIMIENTOS Y LOS RECURSOS DE LA ENTIDAD.
- Protección de datos personales
La entidad velará por la protección de los datos personales que se almacenen e intercambien durante la actividad cotidiana en desarrollo de los negocios sociales en la medida en que dicha protección es prioritaria para alcanzar un máximo nivel de calidad para la consecución de su objeto social.
Por este motivo todos los Empleados deberán respetar siempre la legislación sobre protección de datos personales de clientes, proveedores o empleados.
A fin de cumplir con lo anterior, se adoptarán políticas formativas, distribuyendo permanentemente material didáctico para facilitar su comprensión y evitar así cualquier incumplimiento en su aplicación.
- Uso adecuado de las herramientas informáticas
Los Empleados harán un uso de las herramientas informáticas (correo electrónico, intranet, internet, teléfono…) en condiciones acordes con el desarrollo del puesto y con las funciones que desempeñan. No se utilizarán de forma abusiva, ni en beneficio propio, ni para actuaciones que pudieran afectar a la reputación o imagen de la entidad.
Los Empleados únicamente podrán acceder a los sistemas informáticos para los que estén autorizados y que dispongan de las licencias oportunas. No se instalará, utilizará o distribuirá ningún tipo de software que pudiera afectar a la seguridad de los sistemas, ni podrán hacerse copias no autorizadas o efectuar acciones que permitan la entrada de virus informáticos.
Las comunicaciones que se pudieran realizar a través de las herramientas informáticas no deben contener declaraciones ofensivas o difamatorias. El usuario de cualquier medio informático o de comunicación que sea propiedad de la entidad, no podrá divulgar o transmitir información ilegal, sexista, abusiva, difamatoria, obscena, racista, ofensiva, pornográfica, o cualquier tipo de información hiriente o no autorizada por las Leyes, ya sea a través de fotografías, textos, banners publicitarios o enlaces a páginas externas: tampoco podrá publicar, transmitir, reproducir, distribuir o explotar cualquier otro componente dañino para la integridad de los sistemas informáticos o que pueda infringir derechos de propiedad intelectual. Tampoco podrán publicar o facilitar material o acceso a recursos sobre hacking, cracking o cualquier otra información que GRUPO PETROMIRALLES considere susceptible, aunque sea potencialmente, de comprometer la seguridad o integridad de los sistemas informáticos.
- Protección de la información confidencial
Los Empleados deberán mantener el más estricto secreto profesional y guardar confidencialmente toda la información que manejan en el curso de su labor profesional.
Los Empleados no podrán acceder, utilizar o revelar información confidencial a no ser que hayan sido adecuadamente autorizados por escrito y por su superior inmediato a tal efecto. En caso de duda, y a menos que se indique lo contrario, los Empleados deberán considerar reservada la información a la que tuvieran acceso en el desempeño de sus actividades.
Debemos considerar que:
- toda la información será protegida y mantenida de forma estrictamente confidencial.
- La Información Confidencial solamente será desvelada y utilizada por el Sujeto Obligado y para la finalidad asignada, de conformidad a su contrato laboral o la relación que le vincule con la entidad. En caso de que el Sujeto Obligado requiera la asistencia de un tercero y fuera necesario revelarle la Información Confidencial, el Empleado tomará las medidas necesarias para que la Información sea debidamente protegida, suscribiendo a tal efecto un contrato escrito y vinculante de confidencialidad con todas las garantías que la Ley ofrece.
- La información no será utilizada, total o parcialmente, para un fin distinto del que el Sujeto Obligado tuviera asignado en función de su labor.
- El Sujeto Obligado no desvelará, directa o indirectamente, la información a terceras personas, distintas a las referidas en el apartado anterior.
- La información no será copiada, reproducida o duplicada, total o parcialmente, sin la autorización escrita de la entidad.
- El Sujeto Obligado notificará, a la mayor brevedad posible, cualquier tratamiento o uso incorrecto de Información Confidencial, cooperando con la entidad a fin de proteger dicha información.
- Ningún sujeto obligado guardará información sobre la entidad en ordenadores privados u otros medios no proporcionados por la propia sociedad.
- En el caso de que el Sujeto Obligado tuviera que llevar la información fuera de las instalaciones de la entidad para realizar tareas inherentes a sus responsabilidades laborales, deberá devolver dicha información una vez finalizadas las tareas que motivaron esa incidencia.
- Robos o apropiaciones indebidas de los activos
La entidad pone a disposición de sus Empleados los recursos necesarios para el desempeño de su actividad profesional.
La apropiación indebida y la utilización inapropiada de estos activos serán penalmente perseguibles.
7.- OBLIGACIONES RESPECTO DE PRÁCTICAS FRAUDULENTAS O POCO ÉTICAS
- Manipulación de la información
La falsificación, manipulación o utilización deliberada de información falsa constituye un fraude. La entidad asume un principio de comportamiento de transparencia informativa, entendida como el compromiso de transmitir la información fiable a los mercados, tanto financiera, como de cualquier otra índole. De esta forma, la información económico- financiera de la compañía, tanto interna como externa, reflejará fielmente su realidad económica, financiera y patrimonial, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los Sujetos Obligados deben transmitir la información de forma veraz, completa y comprensible. En ningún caso proporcionarán a sabiendas información incorrecta, inexacta o imprecisa.
En este sentido los Empleados se abstendrán de:
- Llevar un registro de operaciones en soportes extracontables no registradas en libros oficiales.
- Registrar gastos, ingresos, activos o pasivos inexistentes.
- Realizar asientos de apuntes en los libros de contabilidad con indicación incorrecta de su objeto.
- Utilizar documentos falsos.
- Destruir deliberadamente documentos antes del plazo previsto por la Ley.
- Sobornos, corrupción, comisiones ilegales y tráfico de influencias
(7.2.1) Está prohibida toda práctica de corrupción, soborno o pago de comisiones en todas sus formas, ya sea por actos u omisiones o mediante la creación o el mantenimiento de situaciones de favor o irregulares con el objetivo de obtener algún beneficio para la entidad y/o para quien lleva a cabo esas prácticas.
(7.2.2) Los Sujetos Obligados se comprometen a no solicitar, aceptar u ofrecer ningún tipo de pago – en efectivo o en especie- ni, en general, ningún tipo de beneficio o ventaja de cualquier naturaleza, no justificados, para que le favorezca a él o a un tercero frente a otros, incumpliendo sus obligaciones en la adquisición o venta de mercaderías o en la contratación de servicios.
(7.2.3) Asimismo, los Empleados se abstendrán de realizar pagos con objeto de facilitar o agilizar trámites, consistentes en la entrega de dinero o bienes en especie, cualquiera que fuera su importe, a cambio de asegurar o agilizar el curso de un trámite o actuación frente a cualquier órgano judicial, administración pública u organismo oficial.
(7.2.4) También se prohíbe por la entidad, siquiera sea para conseguir un beneficio para el mismo, toda influencia sobre algún funcionario o autoridad derivada de la relación personal de algún Empleado con aquellos.
(7.2.5) Se adoptará una especial diligencia respecto de los Empleados que guarden relación, sea personal o profesional, con cualquier funcionario vinculado con concursos públicos a los que GRUPO PETROMIRALLES pueda ofertar sus productos.
- Blanqueo de capitales e irregularidades en los pagos
Los Empleados de GRUPO PETROMIRALLES prestarán especial atención a los pagos en metálico que resulten inusuales atendiendo a la naturaleza de la operación; a los realizados mediante cheques al portador o a aquellos efectuados en divisas distintas de las previamente acordadas. Esas circunstancias se comunicarán mediante los cauces y procedimiento establecidos en este Código de Conducta
También se notificarán aquellos pagos en los que el ordenante o beneficiario sea un tercero no mencionado en los correspondientes contratos, así como los realizados en cuentas que no resulten las habituales en las relaciones con una determinada entidad, compañía o persona.
8.- ORGANO ENCARGADO DEL CUMPLIMIENTO NORMATIVO EN EL AMBITO DE LOS RIESGOS PENALES.
(8.1) El órgano encargado del cumplimiento, tanto del Código de Conducta, como del Modelo de Prevención de Riesgos Penales es el Compliance Officer (CO), por delegación expresa del órgano de administración de la entidad.
(8.2) El Compliance officer, como órgano unipersonal, podrá ejercer sus funciones personalmente, recayendo dicha función en un Directivo o bien a través de un profesional externo.
(8.3) El Compliance Officer elevará un informe anual al Órgano de Administración sobre la evolución de la política de prevención de riesgos penales, que incluirá la información del funcionamiento de la política de denuncias interna y el resto de actuaciones relevantes efectuadas en esta materia.
(8.4) El Órgano de Administración evaluará y supervisará, al menos una vez al año, el Modelo de Prevención de Riesgos Penales, salvo que alguna circunstancia aconseje acortar dicho plazo -por ejemplo, la existencia de una reforma legal o la existencia de algún incidente que lo justifique-.
(8.5) El CO propondrá anualmente al Órgano de Administración los recursos financieros adecuados para la revisión y actualización del Modelo de gestión de riesgos penales, lo que incluirá, en todo caso, un plan de formación permanente para empleados, directivos y administradores.
(8.6) El CO también será el responsable de proponer al Órgano de Administración cuantas políticas sean necesarias para el desarrollo del presente Código de Conducta y, en general, para una eficaz gestión de los riesgos penales.
(8.7) En cualquier caso, la responsabilidad última de supervisión de la correcta ejecución del Programa de Compliance corresponde al órgano de administración de la organización y/o sus comisiones delegadas con atribuciones para ello.
(8.8) Sin perjuicio de que se trate de una función interna de la organización, la función de Compliance puede recurrir al asesoramiento externo e incluso externalizar algunos de los cometidos establecidos o derivados de la ejecución del Programa o Programas de Compliance.
9.- PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA
(9.1) Todos los Empleados de GRUPO PETROMIRALLES tienen la obligación de cumplir y contribuir al cumplimiento del presente Código.
Gráficamente, el esquema general de funcionamiento del canal de denuncias será el siguiente:
Denunciante vía electrónica o postal | Delegado del Comité de Ética o CO | Instructor (CECU o CO) | CECU o CO | Consejo de Administración |
(9.2.) El procedimiento de notificación y tratamiento de posibles incumplimientos que detecte del Código Ético, será gestionado por el Compliance Officer. Este actuará de forma independiente dando cuenta de su actividad al Órgano de Administración (en adelante, el Gestor de Denuncias).
(9.3) Cualquier persona podrá denunciar los presuntos incumplimientos que detecte del Código de Conducta.
(9.4) Las denuncias se cursarán preferentemente por vía electrónica en un canal habilitado expresamente al efecto en la intranet o en la web, en el apartado Código de Conducta, a través del cual se transmitirán las denuncias al Gestor de Denuncias. Cabe la posibilidad de su presentación mediante correo postal, dirigido al Gestor de Denuncias.
(9.5.) Para poder tramitar una denuncia, será necesario que consten los siguientes elementos:
⁃Argumentos que soporten la denuncia, incluyendo en su caso la remisión de evidencias (documentos, correos )
⁃Identificación de persona o colectivo denunciado.
(9.6) El procedimiento de gestión de las denuncias asegurará el anonimato, la confidencialidad en todas sus fases. Se garantiza la no represaría.
(9.7) Quienes soliciten consejo o quieran comunicar un incidente serán tratados con respeto y dignidad, de acuerdo con los siguientes principios:
- Confidencialidad: los datos y las declaraciones realizadas se examinarán con estricta confidencialidad.
- Exhaustividad: la información recibida sobre potenciales incumplimientos del Código de Conducta será investigada y detallada con la finalidad de determinar la veracidad de la situación denunciada.
- Respeto frente a las personas involucradas: en todo momento se tomará en consideración los derechos de aquellas personas involucradas en potenciales incumplimientos. Antes de realizar valoraciones sobre las situaciones declaradas, las personas y/o empleados afectados tendrán el derecho de trasladar las razones y explicaciones sobre su actuación que juzguen necesarias.
- Fundamento: cualquier decisión deberá ser adoptada de forma razonada, proporcionada, apropiada y considerando las circunstancias y entorno de los hechos.
- Garantía de las personas que denuncien: se asegura a las personas que denuncien de buena fe (o sobre la base de una creencia razonable) hechos poco éticos o vulneradores del Código de Conducta, que no sufrirán represalias ni se les aplicarán medidas discriminatorias o disciplinarias de ningún tipo, por informar de esas vulneraciones de la política de prevención penal o por negarse a participar en actividades delictivas. Esta garantía no se extiende a los casos en que el/la denunciante haya participado en el incumplimiento.
A tal efecto y en desarrollo de este punto, se acompaña al presente Código como Anexo 1 un Protocolo específico de política de denuncias.
10.-VIGENCIA
El presente Código de Conducta ha sido aprobado por el órgano de administración y entrará en vigor a partir del día de su publicación en la intranet/web de GRUPO PETROMIRALLES.